inadox MAIL und inadox DOSSIER – wichtige Bausteine der Digitalisierungsoffensive bei SWICA

 

Ausgangslage

Im Rahmen der Digitalisierungsoffensive bei SWICA wurde auch der zukünftige Umgang mit E-Mails und Dossiers zum Thema.

Inhalte aus E-Mails konnten bis dahin nur mit erheblichem Aufwand und ohne durchgängige Tool-Unterstützung in Geschäftsprozesse integriert werden, was unter anderem zu einem unterschiedlichen Umgang mit E-Mails führte.

Dossiers waren nur in Papierform vorhanden, mit den bekannten Folgen, die das mit sich bringt: Abstimmungen zu Inhalten waren zeitintensiv, auskunftsfähig war nur derjenige, der das Dossier gerade im Zugriff hatte - oder der, der sich eine Kopie davon erstellt hatte. Für die Weitergabe von Dossiers an Dritte war Kopieren ein Muss.

Die IT-Umgebung der SWICA war und ist hybrid: verschiedene Komponenten werden vom Kunden selbst betrieben, Kernsystem und Archiv als Bestandteile der Swiss Health Platform von Centris.

 

Herausforderungen

SWICA erhält E-Mails zu den unterschiedlichsten Themen, ihre Zusammensetzung ist nicht vorher bestimmbar und die Antworten, die SWICA darauf gibt, erwartet der Kunde natürlich ebenfalls per E-Mail.

Alle Dokumente zu einem Geschäftsobjekt sollten in einem klar strukturierten, elektronischen Dossier mit leistungsfähigen Funktionen für die Dossierarbeit und für die einfache, einheitliche Weitergabe von Inhalte an Dritte zusammengefasst werden.

Die Lösungen für beide Herausforderungen mussten zudem einfach zu bedienen sein, verschiedene Rollen und Berechtigungen unterstützen, höchste Nachvollziehbarkeit garantieren und sich nahtlos in die vorhandene IT-Umgebung integrieren.

 

Leistungen Inacta

In enger Abstimmung mit Fachvertretern des Kunden modellierte Inacta auf der Basis der beiden Produkte inadox MAIL und inadox DOSSIER Lösungen, die die komplexen Anforderungen hinsichtlich Funktionalität erfüllten und sich damit nahtlos in die Geschäftsprozesse integrierten.

In partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen von SWICA und den beteiligten Dienstleistern wurden die beiden Lösungen in die bestehende Systemumgebung mit (unter anderem) einer Workflow-Lösung für die Fallbearbeitung und einem Dokumentenarchiv integriert. Schliesslich standen bei der Implementierung betriebliche Aspekte wie Verhalten unter Last und Umgang mit Fehlerfällen im Fokus.

 

Nutzen für SWICA

Durch den unternehmensweiten Einsatz von inadox MAIL hat SWICA erreicht, dass ihre Mitarbeitenden Inhalte von eingehenden wie ausgehenden geschäftsrelevanten E-Mails einfach und bruchlos in die Sachbearbeitung einbeziehen können: Mails können mit wenigen Klicks verschiedenen Fachprozessen zugeordnet werden, Zuordnungen erfolgen wo immer möglich automatisiert anhand von Absenderadresse sowie Angaben im Betreff oder Mailtext. Die entstehenden Dokumente werden revisionssicher und im passenden Geschäftskontext archiviert.

Der Einsatz des elektronischen Dossiers bringt beträchtliche Vorteile gegenüber der papiergebundenen Arbeitsweise: die einheitliche Strukturierung unterstützt Zusammenarbeit und Weitergabe, eine Reihe von Features eröffnet Möglichkeiten der Dossierarbeit, wie sie so auf Papierbasis gänzlich unmöglich sind. Die Weitergabe von Dossiers an Dritte ist mit wenigen Klicks erledigt: im Hintergrund werden die Dokumente, die für die Weitergabe bestimmt sind, nach einem vorgegebenen Layout aufbereitet und auf elektronischem Weg an den Adressaten übermittelt. Der Anwender kann einfach nachvollziehen, welcher Informationsstand für welchen Adressaten bereitgestellt wurde.

 «Durch den Einsatz von inadox MAIL und inadox DOSSIER konnten wir Flexibilität und Effizienz in der Sachbearbeitung signifikant verbessern.»

Adrian Schwerzmann, Leiter Leistungsmanagement Unternehmensgeschäft, SWICA

 

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